苏州园林集团法务中心法制宣传专栏简介：
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本期专栏为第七期，主题为：合同审查
合同审核是企业经营部门主管、公司法务团队、外聘法律专家等人员的一项常规职责。合同审核的水准直接关系到企业能否有效维护自身利益及进行风险管理。一份经过专业法律审核的合同能够有效地降低法律风险，预防潜在的法律问题，确保合同价值的最大化。相反，如果合同未经过法律审核，可能存在众多缺陷，这不仅可能导致公司利益遭受损害，还可能使公司面临巨额债务的风险，两者之间的差异非常显著。
尽管每项合同由于其涉及的交易对象、交易金额、法律联系等因素而有所差异，但它们的结构和条款设置在本质上是相似的，差异主要在于某些条款的详细程度和强调程度。无论是企业所有者、公司法务人员还是法律顾问，参与合同的协商、撰写和修订都是他们职责范围内的一部分，很多情况下，这还是他们工作中的核心环节。
一
合同法律审核的三个关键方面——
两个核心原则、三个基本条件、十五项关键条款
（一）两个核心原则:
1. 必须进行深入的交流
在合同审查过程中，彻底的沟通是必不可少的，以确保双方对合同的条款和目的有共同的理解。一些审核人员可能出于以下原因而采取简化审查流程的做法：合同金额微不足道、面对不熟悉的业务领域、与提交审查方的沟通存在障碍、以及面临紧迫的审查期限和繁重的工作任务。为了简化工作，他们可能会匆忙完成审查工作，并未与提交审查方进行必要的沟通，便自行完成并提交审查结果。这种草率的审查方式很可能导致审查质量低下，并且由于缺乏对合同实际情况的了解，极有可能在合同履行过程中出现问题。进行合同法律审查时，必须进行充分的沟通。自我封闭、不与外界沟通的做法只会导致视野狭窄，与实际情况脱节。合同审查不应基于避免麻烦而进行敷衍了事。有效的审查应该建立在深入交流的基础上，不能因为担心繁琐而进行无效的审查。
2. 必须精通合同所涉及的行业知识
为了有效进行合同法律审查，熟悉合同相关的专业领域知识是基本要求，这有助于更准确地评估合同条款的合理性和适用性。每份合同文本都代表着实际且多元的商业活动，涵盖了经济交易的各个层面。法律专业人士尽管在某些业务领域有深入的了解，但面对合同中涉及的多样化业务领域，他们可能知之甚少，甚至完全不了解，例如专业的海事商业、移动网络业务、非定向融资工具业务、旅游和娱乐行业等。如果法律专业人员对合同所涉及的特定业务不够熟悉，并且没有进行深入研究，那么他们很难提供高质量的合同审查意见。虽然我们不需要在每个领域都成为专家，但面对我们不熟悉的合同领域，进行一些即时的、针对性的学习是非常有帮助的。这包括理解该领域的基础概念，或者咨询该领域的专家或同行。通过这种“即学即用”的方式，可以显著提升我们对特定合同领域的理解，从而提高合同审查工作的效率和审查结果的质量。
（二）三个基本条件：
1.明白合同订立的情境与宗旨
是合同审查的第一个前提，即为什么各方要签订这个合同，要实现怎样的商务目的，如果条件允许，重要的合同从创意、磋商到谈判的整个过程都应请合同审查人参与其中，充分了解合同订立的背景和目的、现行文本规定的背后原因，对提高合同审查质量大有裨益。
2.掌握提交审查文本的合同方信息
识别提交审查的合同文本的起草方是合同审核的第二个基本条件。了解是哪一方拟定了合同文本至关重要，因为起草方往往会尽力使其条款对自己有利。如果合同文本由我方提供，则在合同审查时应适当放宽标准，重点确保我方利益的最大化，同时还需确保对方能够接受这些条款；反之，如果合同文本由对方提供，合同审查则应更加严格，不考虑合同中的权利和义务平衡，对任何可能剥夺我方权利或增加我方义务的条款，都应据理力争，力求修改。
3.探询合同的执行状况及其过程中遇到的难题
合同的实际执行情况及在执行过程中遇到的问题，在补签或追认合同的情况下尤为关键。并非所有合同都是在文本签署后才进入正式执行阶段，在司法实践中，有些合同在文本签署之前就已经开始执行。对于这种补签的合同，潜在的合作风险或法律风险可能已经形成。补签合同提供了一个减少风险和分配责任的机会，因此，在设计和审查合同条款时，不能简单遵循常规方法，而应结合实际情况，以确保我方合同利益的最大化。
（三）十五项关键条款：
《中华人民共和国民法典》合同编分则根据合同标的不同分为有名合同和无名合同，其中有名合同就有十五种之多，无名合同更是不胜枚举。针对不同合同类型，合同文本中需要写入多少条款、哪些条款是必备条款、哪些条款是可有可无条款，关系到合同各方的权利义务。《中华人民共和国民法典》合同编第四百七十条规定：“合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。” 然而，这八项条款显然无法完全覆盖合同各方在权利与义务上的所有细节。一份详尽的合同应当根据具体需求包含以下十五项关键条款，以此来全面规定合同各方的权利与义务。
①合同名称：合同的名称是对合同类型和性质的界定，它决定了合同各方的基本法律关系。合同名称需准确反映合同各方的真实法律关系，避免使用可能掩盖非法目的或混淆法律关系的名称。
②合同主体：在签订合同时，对合同方的资格审查至关重要，以确保其权利能力和行为能力与合同内容相匹配，防止因合同方资格不当而导致合同无效或被撤销。
③合同标的：合同所涉及的交易物品或服务需被明确和具体化，指向特定的商品或服务类型，且应遵守相关特许和限制性经营规定。合同中应对商品或服务的价格和数量进行明确规定。
④支付条款：合同中应明确付款方式、付款时间点、发票开具与付款的顺序以及对发票开具的特殊要求。
⑤权利与义务：合同的核心部分，应详细列出各方的权利和义务，权利与义务应基本平衡，根据商业谈判的结果，权利与义务的分配可能有所偏重，并应与违约责任相联系。
⑥违约条款：明确违约时的责任，通常以违约金的形式或特定的计算方法来规定，避免模糊不清。违约责任应公平设定，过高或过低的违约金可以根据法律进行调整。
⑦合同解除条件：合同应包含解除条款，明确在何种情况下合同可以被解除，以保护各方权益并限制损失。
⑧保密协议：对于在商业交往中获知的商业秘密，合同中应设立保密条款，确保信息安全，并规定泄露信息的赔偿责任。
⑨知识产权条款：合同应明确合作前、合作中及可能对第三方知识产权造成影响的相关事宜。
⑩不可抗力条款：规定在不可抗力事件发生时的责任免除及扩大损失的责任承担。
⑪通知与送达方式：明确合同中需要通知的情形、通知的方式以及如何构成有效送达。
⑫争议解决机制：合同应明确争议解决的方式，包括诉讼或仲裁，以及具体的管辖机构。
⑬特殊条款：通常包含合同各方特别关注的合同要素，需要重点拟定和审查。
⑭合同结束条款：规定合同的生效时间、合同的副本数量及其他相关事宜。
⑮附件：常被忽视但可能对解决争议至关重要的部分，可能包括质量标准、验收标准等。
合同的具体条款应根据商务谈判的结果进行调整，确保每一合同都有其独特的策略和条款设置。
二
合同法律审核的“八阶段流程”
在进行合同的法律审核时，应始终铭记前述三个关键方面，同时，合同审核不应是随意的行为，也不应该仅仅是表面的检查，而应该是深入的探究、合理的辩论，并且要有确凿的依据。在审核一份提交审查的合同时，可以遵循“八步程序法”，即合同审查的八个关键步骤：“询问、检查、增补、审核、校对、调整、提交、跟进”。
1.询问——向合同提交审查方了解合同提交审查的背景信息
合同审核专员需与提交审查的一方保持紧密的沟通。在着手审核合同之前，对合同的基本情况进行全面的了解是非常必要的，这包括但不限于以下几个关键点：
①理解合同订立的情境与宗旨，即是出于何种考虑各方决定签订此合同，以及我方期望通过此合同达成的商业目标是什么。
②确认合同文本是由哪一方提供的，即由哪一方负责起草合同文本，并据此确定合同审查的严格程度。
③核实合同是否已经被执行，以及在执行过程中是否出现了任何争议或问题。
2.检查——审视合同条款的总体结构，确认是否遗漏了关键条款
对提交审查的合同执行结构性审核，以确认是否缺少了关键性条款。在此环节中需留意两个重点：首先是关键条款的定义，关键条款指的是合同中必须包含的、对维护自身利益至关重要的条款；其次是关键条款的定位，有时合同虽包含了所有必需的条款，但这些条款的排列可能未按照逻辑顺序或分类进行组织，这时需要识别出这些条款并将它们重新安置到合适的位置。
3.增补——将合同中缺失的关键性条款添加进合同文档中
若在第二阶段的审查中发现需增添的合同条文缺乏现成的文本，则需着手草拟新的文本。根据我方在履行合同过程中的需求，制定出能够维护我方利益的条款。
4.审核——对合同条文执行法律上的审核及修改，同时保留修改记录
第四阶段着手对合同文本进行实质性的审核，这一过程并不需要对每一字句都进行细致的检查，而是要基于条款的合法性和恰当性，特别关注那些关键的、涉及权利和义务分配的条款。对于之前提到的十五个合同条款的审查要点，这里不再重复，而是强调一些关键信息：
合同标题：确保合同的标题正确反映合同的本质，避免在合同性质不明确时做出可能造成不利影响的硬性分类；防止使用看似合法的标题来掩盖合同的真实意图。
合同方：进行必要的合同方资格审查，确认其是否已经完成工商注册、是否拥有必要的专业资质、是否对合同标的拥有合法的处置权；确保合同方信息详尽，以便于执行期间的沟通和联系。
合同对象：合同中应清楚地规定交易的对象、定价和数量；留意在特定情况下对合同对象的特别规定。
支付条款：明确合同价款的支付时间和进度，并与自身的业务及财务部门协商一致，防止因支付延迟而导致违约；重视支付方式的选择，并保留好支付凭证；关注发票问题，包括价格是否含税、发票的开具时间和类型。
权利与义务：着重审查那些可能不合理地增加我方责任或不合理地免除对方主要义务的条款；特别注意与合同履行效果和违约责任直接相关的条款，确保这些规定与合同实际情况相符合。
违约条款：违约责任的表述应清晰明确，避免模糊不清，应通过具体数额或计算方式来确定；违约责任的设定应有明确的限制，不能无约束；明确违约责任与其他类型责任相冲突时的处理规则。
合同终止：明确区分合同的法定终止和协议终止，建立及时的止损和退出机制；若一方要行使合同终止权，应有明确的补救措施。
保密协议：设定保密义务以规范交易行为，确保交易安全，如因违反保密义务造成损失，应有权要求赔偿。
知识产权：在涉及知识产权的合同中，应明确知识产权的归属；注意在特定情况下对知识产权归属的特别规定。
不可抗力：明确界定不可抗力的情况；在不可抗力事件发生后，对于如何限制损失扩大和责任承担应有明确的约定。
通知与送达：明确合同履行过程中需要通知的事项、通知的形式以及如何构成有效的送达；合同中应预先设定送达方式和地址，以便于法律程序中的送达，避免因无法送达而产生的问题；规定地址或联系方式变更时的及时通知义务及其未能通知的后果。
争议解决：根据法律规定选择通过诉讼或仲裁解决争议的方式；确保争议解决条款的约定是规范的，以防止因违法或约定不明确而导致条款无效。
特殊条款、合同签署、合同附件：对于合同中的特别约定应进行详细审查，如我方有特别要求，可以加入特别约定；合同的附件也应纳入审查范围，与主合同文本一同审核，必要时应与业务人员进行充分沟通，以确保不遗漏任何可能的风险点。
5.校对——审核并纠正合同文本中的明显语法错误、拼写失误等语言表达上的缺陷
在对合同文本完成合法性审核之后，并不意味着可以立即提交最终稿件。由于合同文本属于严格的法律文件，有必要对文本进行仔细校对，这不仅涵盖对明显语法错误或表述不一致的条款进行更正，还包括对可能引起法律解释混淆的用词进行澄清，例如区分“权利”与“权力”、“定金”与“订金”等关键词汇。未能精确使用这些术语可能会给合同提交方和合同对方造成不专业或不严肃的印象。
6.调整——依据标准对合同的版式进行编排
合同文档是明确记录参与各方权利与义务的正式书面文件。它在合作关系中反映了各方对合作的认真态度、专业水平及严谨性。因此，对合同的格式进行适当的调整是非常必要的。如果提交审查的个人或机构对合同的格式有特别的要求，则应遵循其指示；同样地，如果审查方对格式有特别的需求，也应按照其要求进行调整。
7.提交——根据提交审查方所指定的格式提交法律审查的结果
完成合同审查，如何反馈合同审查成果，做到让送审人一目了然知晓修改点、便于送审人与合同相对方再次沟通、便于合同文本签订，要根据送审人要求提供。实践中常见的提交成果方式包括：提交留有修改痕迹的合同电子档、提交直接修改完成后的合同电子档、单独出具合同审查意见书等。具体采用何种方式，根据合同送审人要求，如果送审人没有要求的，我们建议：提供一份保留修改痕迹的合同电子档，便于送审人弄清条文修改的来龙去脉，便于与合同相对方再次进行协商；再提供一份清洁版的合同电子档，便于合同送审人直接签章使用。这一步特别提醒注意的是，使用“批注”功能时，一定要特别提醒送审人或使用人，将合同发给合同相对方时，切记将批注删除，不可“自亮家底”。
8.跟进——持续监控合同的后续修订、签署及执行的进展
提交合同审查的成果给提交审查的一方并不标志着审查任务的彻底完成。对于那些涉及合同当事人重大利益的核心条款，可能会需要经历多轮的讨论和修改。最初的审查人员应该继续跟踪这些修改，并结合商务谈判的进展来评估和响应这些修改建议，以支持商务谈判的过程。一旦合同文本内容确定，建议继续保持对合同签署和执行情况的跟踪。如果合同执行过程中出现了争议，由最初的审查人员参与处理将更有助于有效解决争议，同时更好地保护我方的利益。
